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为创造一个良好、合作的气氛,谈判人员应当注意以下几点:
第一,谈判前,谈判人员应安静下来再次设想谈判对手的情况。若是从未见过面的人则可根据己方掌握的情况来设想一下他的工作和个人生活有什么特点,他需要什么,在企业中处丁什么地位,属于哪种类型的人等。
第二,谈判人员应径直步人会场,以开诚布公、友好的态度出现在对方而前。肩膀要放松,目光的接触要表现出可信、可亲和自信。心理学家认为,谈判人员心理的微妙变化都会通过目光而表现出来。
第二,谈判人员在服饰仪表上要塑造符合自己身份的形象。谈判人员不应蓬头垢而,服饰要美观、大方、整洁,颜色不要太鲜艳,式样不簾太奇异,尺码不能太大或太小。由于各国的经济发展程度不同和风俗习慣的差异,对服饰方而的要求不能一概而论,但干净、整齐的服饰在任何场合都是必要的。
瑞土某财团副总裁率代表团来华考察合资办药(的环境和商洽有关事宜,国内某国有药厂出面接待安排。第一天洽谈会,瑞方人员与会时全部西装革履,穿着规范,而中方人员有穿夹克衫的,有穿牛仔裤、运动鞋的,还有的穿着毛衣外套。结果当天的会谈草草结束后,瑞方连考察的现场都没去,第二天找了个理由,匆匆打道回府。
第四,在开场阶段,谈判人员最好站立说话,小组成员不必围成一个圆圈,而最好是自然地把谈判双方分成若干小组,每组都有各方的一两名成员。
第五,行为和说话都要轻松自如。可适当谈论些轻松的、非业务性的中间问题,如来访者旅途的经历、体育表演或文娱信息、天气情况、私人问候及以往的共同经历和取得的成功等,此时应不带任何威胁性的语调,不要涉及个人的隐私,尽量使双方找到共同语言,为心理沟通做好准备。
第六,注意手势和触碰行为。双方见面时,谈判人员应毫不迟疑地伸出右手与对方相握。握手虽然是一个相当简单的动作,却能反映出对方是强硬的、温和的还是理智的。在西方,一个人如果在以右手与对方相握的同时,又把左手搭在对方的肩上,说明此人精力过于充沛或权力欲很强,对方会认为''这个人太精明了,我得小心一点”。同时,最忌讳的莫过于拉下领带,解开衬衫纽扣,卷起衣袖等动作,因为这将使人产生你已精疲力竭、厌烦等印象。
总之,谈判气氛对谈判迸程极为重要,谈判人员要善于运用灵活的技巧来影响谈判气氛的形成。只有建立起诚挚、轻松、合作的洽谈气氛,谈判才能获得理想结果。
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根据互惠谈判模式的要求,谈判双方应共同努力,寻求互惠互利的谈判结果。经验证明,在非实质性谈判阶段所创造的气氛会对谈判的全过程产生重要影响。因此,谈判人员要在谈判开始前建立一种合作的气氛,为双方融洽地工作莫定良好的基础。
毎一次谈判都因谈判内容、形式、地点的不同,而有其独特的气氛。有的浃判气氛是冷淡、对立的;有的是松弛、缓慢的;有的是积极、友好的;也有的是平静、严肃的。不同谈判气氛对谈判有不同的影响。在积极、友好的气氛下,双方抱着互利互让共同签订一个皆大欢喜的协议、使双方的需要都能得到满足的态度来参加谈判,谈判便会成为一件轻松愉快的事情;在对立、紧张的气氛中,双方抱着寸土不让、寸利必夺、尽可能签订一个使自己利益最大化的协议的态度来参加谈判,很有可能会将谈判变成一场无硝烟的战争。
一种谈判气氛可以在不知不觉中把谈判朝某个方向推进。如热烈、合作的气氛会把谈判朝达成一致的协议方向推动,而对立、紧张的气氛会把谈判推向更为严咹的境地。气氛会影响谈判人员的心理、情绪和感觉,如果不加以调整和改变,就会增强那种气氛。因此,在谈判一开始,建立起一种合作、诚挚、轻松、认真的和解决问题的气氛,可起到十分积极的作用。
谈判双方刚见面时的寒暄等客套并不能决定谈判的气氛,这仅仅是表面现象。谈判人员的大脑运动是决定谈判气氛的实质内容,正是其所决定的谈判人员的谈吐、目光、姿态、各种动作形式及速度造成了各不相同的谈判气氛。实际上,当双方走到一起准备谈判时,洽谈的气氛就巳形成。是热情还是冷漠,是友好还是猜忌,是轻松还是严肃都巳基本确定,甚至整个谈判的进展,如谁主谈,谈多少,也会对双方的策略产生很大的影响。双方见而之前的预先接触、谈判中的交流也会对谈判气氛产生影响,,但谈判开始瞬间的影响最为强烈,它茛定了谈判的基础。此后谈判的气氛波动比较有限。
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在进行深度分析得出结果的基础上,对拟定的谈判策略进行评价,得出最后结论;同时,还需考虑提出假设性谈判策略的方式、方法,根据谈判的进展情况,特别是已准确把握了对方的企图以后,要考虑在什么时候提出己方的策略,并以什么方式提出。综合考虑这些方法和提出的时间、方式,确定这些假设方法中哪些是最好的,哪些是一般的,哪些是迫不得已的,即形成所谓的“上策'“中策”和“下策”。
拟定行动计划草案
有具体的谈判策略后,应考虑谈判策略的实施。要从一般到具体提出每位谈判人员必须做到的事项,把它们在时间、空间上安排好,并进行反馈控制和追踪决策。
以上只是从商业谈判的一般情况来说明如何制定谈判策略。在具体实施的过程中,上述步骤并非机械排列,各步骤间也非截然分开,它们仅是制定谈判策略时应遵循的逻辑思维
在实际谈判中,从谈判双方见面商议开始,到最后签约或成交为止,整个过程往往呈现出一定的阶段性特点。
开说阶段主要是指谈判双方见面后,在讨论具体、实质性的交易内容前,相互介绍、寒暄及就谈判内容以外的话題进行交谈的那段时间。谈判的开局是整个商务谈判的起点,开局的效果在很大程度上决定着整个谈判的走向和发展趋势。因此,一个良好的开局将为谈判成功奠定基础,谈判人员应给予高度重视。
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制定商务谈判策略的步骤是指制定策略所应遵循的逻辑顺序,主要包括以下几个方面:
(一)了解影响谈判的因素
谈判策略制定的基础是对影响谈判的各因素的了解。这些因素包括谈判中的问题、双方的分歧、态度'趋势、事件或情况等,它们共同构成一套谈判组合。首先,谈判人员将这个“组合”分解成不同部分,并找出每部分的意义,然后重新安排,观察分析之后.找出最有利于自己的组合方式。
为判断在谈判过程中采取进攻或撤退行动的最佳时机,寻找最合适的手段或方式,达成最有利于自己的协议,谈判人员需要制定恰当的谈判策略。由于谈判是一个动态的发展过程,要求谈判人员能针对谈判中的发展趋势做出适当的反应,随时调整谈判策略。
(二)寻找关键问題
在对相关现象进行科学分析和判断后,要求对问题,特别是关键问题做出明确的陈述与界定,掸清问题的性质,及该问题对整个谈判的成功会产生的作用等。
(三)确定具体目标
即根据现象分析,找出关键问题及谈判中应调整的事先己确定的H标.然后,视当时环境变化,调整和修订原来的目标,或是分析各种可能的目标,确定一个新目标。谈判目标的确定关系到整个谈判策略的制定及将来整个谈判的方向、价值和行动。这个过程实际h是一个根据自身条件和谈判环境的要求寻找各种可能目标进行动态分析判断的过程。
(四)形成假设性方法
根据谈判中不同问题的不同特点,逐步形成解决问题的途径和具体方法。这需要谈判人员对不同的问题进行深刻分析,突破常规限制,尽力探索出既能满足自己期望的目标,又能找出解决问题的方法。
(五)深度分析和比较假设方法
在提出了假设性的解决方法后,要对少数比较可行的策略进行深人分析=依据“有效”、“可行”的要求,对这些方法进行分析、比较,权衡利弊,从中选择若干个比较满意的方法与途径。这要求谈判人员在决策理论的指导下,运用一系列定性与定量的分析方法,对假设方法进行深度分析,分析的标准是“有效”和“可行”。所谓“有效”,是指方法的针对性强,既能切实解决问题,又能实现利益目标的要求;所谓“可行”,是指方法本身简便易行,而且要在谈判对方认可.接受的范围之内。
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在进出口贸易中卖方常常会遇到不利的支付条件,不同的支付方式通过价格对谈判的预期利润造成较大.影响。在国际贸易中采用跟单托收支付方式、付款交单和承兑交单对出口方的影响大不相同,除收汇风险不同之外,还间接影响交易商品的单位价格。如同一售价为100万美元的商品,若采用付款交单,售价为100万美元;若采取承兑交单支付,售价为102万美元。但对卖方来说前者是更为有利的货款支付方式。因为表面上,前者比后者少收人2万美元,但由于后者付款时间靠后,卖方会承受利息损失,且在买方承兑交单后卖方就须交单,卖方承受的风险更'大,因此实际上承兑交单这种付款方式对卖方是不利的。
又如,采用不可撤销的信用证付款方式,由丁信用证有即期、远期之分,虽然二者均不具有收汇风险,但由于收汇时间不同,两种付款方式下卖方承担的利息损失和汇率风险是不相同的。可见,支付方式也是影响成交价格的重要因素。A公司在综合分析了各个因素之后,可能确定支付方式的最低限度为:如采不增加卖方商业费用的话,可以接受两个月期的延迟付款。
三、交货及罚金
在货物买卖中,交货的期限对双方都有利害关系u商务合同中,交货期限作为根本条款或是重要条款而有明确的规定,一方若未按时交货就要赔偿对方的经济损失。一般情况下,卖方总是希望迟交货,面买方总是希望卖方能早交货。按照国际惯例,卖方报价中的交货期一般为签约后两个月。在上述A公司例子中,假如买方提出要在签约后一个月交货,否则卖方就需交纳迟交罚金?A公司根据买方提出的要求,对各方而因素进行综合考虑后,提出了本公司在交货条件方而的最低可接受限度为:如果不増加额外罚金,可同意对方提出的提前交货要求u
四、保证期的长短
保证期是卖方将货物卖出后的担保期限。担保范围主要包括货物的品质和适用性等。保证期限的长短是商务谈判中双方据理力争的焦点问题之一。卖方一般会尽力缩短保证期,因为保证期越长,卖方承担的风险越大,可能花费的成本也越大,买方总是尽力延长保证期,因为保证期越长,买方获得的保障程度越高。由于保证期的长短事关卖方信誉及竞争能力,事关交易能否做成和怎样做成的问题,因此卖方通常会仔细考虑保证期问题。A公司根据可能出现的情况,确定了关于保证期的最低可接受条件为:如果能保证在保证期内风险不大,可答应对方延长保证期的要求。
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